電話 対応はどうする! 本人が不在や 出張!聞き取りのコツを教えます。

電話する女性3 働く
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社会に出ると電話対応はとても大切です。

企業によっては電話対応のマナーを研修に取り入れています。

 

顔の表情が見えないので対応には充分に気を付ける必要があります。

 

ここではよくある本人が不在だったり出張中の場合の対応や

間違えずきちんと聞き取るコツを紹介していきます。

 

ちょっとした聞き間違いが大きな問題になってしまうことも

多々あるので毎回注意する必要があります。

 

私も社会人になってすぐに電話対応は毎回ドキドキしていました…

 

毎日何回も行うことでどんどん上達していくので

失敗してしまうこともあると思いますが、数をこなすことも大切だと思います。

 

 

電話 対応の方法!当人が 不在、 出張の時

 

電話対応する女性

 

 

担当者がその場にいるのであれば、その人に電話を取り次ぐという

簡単な作業で済みますが…

 

当人が不在、出張中の場合の電話対応方法を紹介します。

 

 

①まずはどのような対応が良いか相手に確認する

 

「〇時にまでには戻るので折り返し電話をするように伝えましょうか?」

「伝言を承りましょうか?」

 

②どのような内容で電話したかを確認する

 

不在の担当者に取引先から電話があったことを伝える際に

どのような内容で電話があったかも一緒に伝えましょう。

 

担当者が電話を折り返す前に準備ができ、話をスムーズに

進めることが出来ます。

 

③相手と都合の良い時間を確認する

 

会社名、部署、名前、電話番号を聞いてメモをします。

電話を折り返す場合都合の良い時間も聞いておきます。

 

④自分に出来ることはないか聞く

 

担当者が不在でも出来ることがある可能性があるので

相手の用件を解決するために出来ることを伺いましょう!

 

 

出張中の場合は何日も不在になることがあると思います。

 

その場合は相手に担当者が出張中のことを伝えて用件を伺います。

用件が急ぎの場合は出張先の担当者への連絡を忘れないようにしましょう!

 

 

電話はどのような内容か予測することは出来ないので

あらかじめ準備しておくことでスムーズな対応が出来ます。

 

①メモを用意する

②不在の人の戻り時間

③出張先から帰ってきる日

④担当者の電話番号

 

準備してあることで慌てず落ち着いて対応することが出来ますね!

 

 

 

電話 対応での 聞き取りの コツ教えます。

 

電話する女性2

 

 

電話を受けて上手く聞き取れないことはよくあると思います。

 

まだ新人の場合ははじめて聞く言葉がほとんどなので

何のことを言っているのかも分からないこともあると思います。

 

 

メモを取るのはもちろんですが

分からないことがあれば「申し訳ありませんが、もう1度お願いします」と

聞き取れなかったことを素直に伝えもう1度言ってもらいます。

 

そして最後に復唱し内容が合っているか確認しましょう!

 

 

私は総合病院の事務員として働いていましたが

最初は電話で言っている単語が何を示しているのかまったく

分からないことが多々ありました。

 

専門用語がとても多いので最初は苦労しましたが

だんだん分かるように絶対なってきます!

 

社内からの電話の場合は「新人の〇〇です」と最初に伝えたり

分からないことを相手にしっかり伝え、教えてもらっていました。

 

忙しい時は申し訳ない気持ちにもちろんなりますが

分からないまま伝えても、伝えた相手も分からなくて電話を折り返すという

二度手間になってしまいます。

 

その方がよっぽど迷惑です!

 

電話対応に慣れるには練習が大切だと思います。

 

自信がないから電話に出ないのではなく率先して出るようにし

自信を付けていくことが大切だと経験から思いました。

 

 

 

まとめ

 

電話する女性3

 

 

当人が不在、出張中の場合の電話対応方法は以下の通りです。

 

①まずはどのような対応が良いか相手に確認する

②どのような内容で電話したかを確認する

③相手と都合の良い時間を確認する

④自分に出来ることはないか聞く

 

上手く聞き取れなかったときや単語の意味が分からないときは

もう1度言ってもらったり、説明をお願いしましょう!

 

メモをとり、最後は復唱します。

 

最初は上手く出来ない電話対応に苦手意識を持ってしまうと

思いますが何度も行うことで必ず上達していきます。

 

新人のうちはどんどん電話対応をし慣れていくことも大切だと思います。

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